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中小企业合同管理中的存在问题及对策

发表时间:2010-07-23 00:00:00

    合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带,同时也是产生纠纷的根源。
    一、严格规范的合同管理是企业正常运营的基础。
    使用内容简单不规范的合同文本,极易产生纠纷,且不利于事后维权;合同履约率不高;合同欺诈行为时有发生;有的企业对另一方的违约行为,运用法律手段自我保护的意识淡薄,这些问题的存在,干扰了企业正常的生产经营活动,影响了企业经济效益的实现。一个正常盈利的企业一年内如果有5%的合同出了问题,也可能使该企业当年无盈利甚至亏损,可以说,没有规范有序的合同管理制度,企业就没有效益可言。
    二、中小企业合同管理中存在的问题。
    中小企业合同管理存在着一些不容忽视的问题:
     1、企业管理层依法经营的意识较差。
    一些中小企业的法定代表人或相关负责人,不熟悉合同法的一般规定,基本上没有把合同管理纳入经营管理之中。其中较为突出的一个表现就是企业的公章、介绍信和空白合同等重要的法律文书缺乏监控,时常发生被人借用、盗用的现象;还有对联系业务的业务员的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。
    2、不签书面合同现象突出。
    盲目轻信口头承诺,极易引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电话、传真、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因,既有出于信任对方的可能,也有图省事的可能,但恰恰是这些当时省事的行为,致使当事人事后需要更多的精力来处理出现的纠纷。
    3、合同内容约定不明确。
    许多企业签订合同不使用条款完备的格式合同文本,合同条款不完备,权利义务表述不明确,这样的合同极容易引发合同纠纷,甚至陷入对方的欺诈圈套。经常发生的业务所用的格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的,对双方的权利义务约定比较平衡和均匀,对重要项目的合同,根据实际情况,可由律师等专业人员起草、修改相关条款。在合同中对双方权利义务作出明确的约定,无论对方的诚信如何,可以使自己的风险降低到最低。
     4、合同签订履行监控制度不完善。
企业领导者和决策者,一定要意识到合同管理制度已经逐渐成为企业管理的必要手段,相应的要落实合同管理的机构、人员和制度,建立健全各种合同管理制度,对合同的签订与履行进行全程监控。
     5、合同履约率不理想。
    导致合同履约情况不理想的原因较多,但企业的营销人员法律知识贫乏是比较重要的原因,往往在合同签订前不调查了解对方资信情况及合同履行能力,签订合同后很可能就落入对方设下的合同骗局。企业一定要注重培养一支懂合同法律的经营队伍,规范业务行为,才能使企业稳健发展。
    三、中小企业如何做好合同管理工作。
    1、建立合同管理机构和制度并对相关人员进行培训。
    建立合同管理机构和制度后要对相关人员进行《合同法》等相关法律知识的培训,特别要对企业的营销人员和有关负责人进行培训,使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷。
    2、要把好合同签订关。
    在签订合同前,严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力等情况,对合同条款要认真推敲,防止发生歧义和误解。对合同中的担保条款或另行签订的担保合同,须注意,如担保物是需要到有关部门办理抵押登记的物品要及时办理登记,否则可能起不到担保作用。
    3、要强化履约中的风险防控意识,适时采取相应措施。
    通过建立合同档案和合同报表等制度,企业的合同管理部门应及时了解和掌握合同履行的情况,在合同履行中,根据对方出现的危及我方利益的情况,适时运用履行抗辩权保护自身的合法权益,并注意保留相关证据。对违约行为要及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼。对于对方收货或收款后就联系不上对方的情况,有可能是合同诈骗,应及时向公安机关报案。(民商律师马黎明)